Lean IT es la extensión y adaptación de Lean Manufacturing (modelo de gestión ampliamente utilizado en procesos industriales) a entornos TI. Lean IT ayuda a las organizaciones y departamentos TI a proporcionar mejores servicios a sus clientes, eliminando todo aquello que no va dirigido a proporcionar valor (reduce waste).

Lean se enfoca en la comprensión del valor para el cliente, en la mejora continua de los procesos que proporcionan este valor, en la forma de gestionar el rendimiento, en la forma de organización y en la actitud y comportamiento necesarios.

Lean IT proporciona un enfoque de mejora genérico que se centra especialmente en los comportamientos y actitudes. Lean IT se aplica a todo el dominio TI, desde requerimientos a mantenimiento. Aplicar Lean IT involucra tanto a dirección de la organización como a todos los empleados.

Lean IT se complementa con la mayoría de guías en buenas prácticas, como ITIL, PRINCE2® y P3O®, aportando unas serie de herramientas que permiten analizar y mejorar todos sus ámbitos de actuación.

Lean IT – Historia

Lean IT es una extensión de los principios de fabricación y principios de servicio de Lean Manufacturing, pero aplicado en un entorno de TI. Este enfoque es una manera de pensar y de actuar, centrándose en gran medida en la cultura organizacional. La preocupación central, aplicada en el contexto de las TI, es la eliminación de los “desperdicios”, siempre y cuando dichos desperdicios se corresponden con trabajos que no añaden valor a un producto o servicio.

En los años 90, James P. Womack, Daniel Roos, and Daniel T. Jones participaron en el estudio que llevó a cabo el MIT sobre la industria automovilística y documentaron en el libro “The machine that Changed the world” los principios de gestión y organización del Lean Manufacturing

Lean IT – Principios Agiles

Durante los últimos 25 años el Pensamiento Lean se ha extendido fuertemente en el sector industrial y de la fabricación dados los importantes efectos que ha demostrado en la reducción de costes de producción y en el incremento de valor entregado a los clientes, al tiempo que en la última década ha comenzado su adopción en otras áreas como es la provisión de servicios.

Esta expansión ha permitido que se apliquen los principios Lean a otras metodologías, dando lugar a fenómenos tan importantes como Lean Six Sigma, en el que se fusionan las técnicas y métodos de Six Sigma con el Lean Thinking.

Lean IT – Aspetos Principales

Lean IT orientado hacia el exterior: pone a disposición del negocio la información, los sistemas TI y la propia organización de TI con el objetivo de mejorar e innovar continuamente los procesos y sistemas de gestión corporativos.

Lean IT orientado hacia el interior: ayuda a la propia organización TI a alcanzar la excelencia operativa, aplicando los principios y herramientas de mejora continua para las operaciones de TI, la gestión de los servicios y proyectos, y el desarrollo de software.

Lean IT – Alcance

El ámbito de aplicación de Lean IT es establecer una cultura de mejora continua para ayudar a TI a obtener la excelencia operativa y generar así mayor valor a la organización. Se espera que la organización de TI se “alinee con el negocio”, mejorando los niveles de servicio, gestionando el cambio, aprovechando las tecnologías emergentes, y manteniendo la calidad y la estabilidad, al tiempo que se reducen los costos de operación de manera constante.

El ámbito de aplicación de Lean IT debe exceder de una sola función, e idealmente debe aplicar a toda la cadena de suministro para obtener el máximo beneficio.

Lean IT – ¿A quien esta dirigido?

Cualquier gerente, especialista o equipo de cualquier organización involucrada en la mejora de procesos de las operaciones de TI.

Uno de los desafíos más difíciles al que se enfrentará el equipo de Lean IT es que a medida que se va consiguiendo el objetivo deseado, los problemas y retos que van apareciendo serán cada vez mayores, derivado de la propia madurez del negocio y de la organización de TI.

Lean IT – Implementación

Cinco pasos que se establecen para la implementación del pensamiento Lean IT:

1. Especificar el valor desde el punto de vista del cliente final.
2. Identificar todos los pasos de la cadena de valor, eliminando en lo posible aquellos que no generan valor.
3. Ejecutar en secuencia los pasos de creación de valor.
4. A medida que la secuencia avanza, permitir que los clientes “tiren” del valor generado por la siguiente tarea.
5. Al especificar el valor, las cadenas de valor son identificadas, se eliminan las actividades que generan desperdicios en lugar de valor, y se inicia de nuevo el proceso hasta que se alcanza un estado de perfección en el que se genera el máximo valor con mínimos desperdicios.

Lean IT – ¿Donde lo aplicamos?

• Lean aplicado a la mejora continua de los procesos y actividades de TI, buscando siempre la optimización del valor que estos procesos entregan al Negocio y la reducción de las diferentes formas de desperdicio que podamos encontrar en ellos.
• Lean aplicado a la mejora continua de los propios servicios TI, buscando la alineación constante con las necesidades de negocio y facilitando el consumo (Lean Consumption) de los mismos recordando que el verdadero valor que aportan las TIC al Negocio no se encuentra en las TIC en sí mismas, sino en el uso que el Negocio hace de ellas.
• Lean aplicado al sistema de gestión como visión completa del mecanismo de producción y entrega de servicios TI al Negocio (es decir, no focalizado únicamente en uno de los procesos sino en la visión global)
• Participación de TI en las actividades Lean de mejora continua de los propios procesos de Negocio, con el fin de facilitar el uso de las TIC como vehículo para la reducción del desperdicio en los procesos productivos.

Conclusión del Autor

El punto principal de Lean IT es la solución de problemas con el propósito principal de la entrega de valor al cliente, logrado por la eliminación sistemática de los desperdicios en toda la cadena de valor.

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