Ahora es el turno de hablar de los Objectives and Key Results (OKRs), es importante definir que son los OKRs, si es una Metodología, un Estándar, un Framework, un Modelo, un Instrumento, un Sistema etc… para saber como usarlos, como implementarlos y como mezclarlos en los proyectos Tradicionales o Agiles.

OKR, Fundadores

Los OKR fueron creados por Intel, por uno de sus co-fundadores, Andy Grove; quien siempre buscaba una gestión innovadora. Él decía que casi no importa lo que sabes, la ejecución es lo que realmente tiene un valor. Y con eso en mente creo un sistema muy simple; Objetivos y Resultados Clave.

OKR, Historia

En 1971, nacen los inicios de los OKRs, cuando se implementó el arte de la definición formal de metas en Intel. Para ello tomaron la inspiración de los MBOs (Management by Objectives) de Peter Drucker y los mejoró.

John Doerr, quien trabajó en Intel, y aprendió todo sobre OKRs directamente de Grove; se convirtió en uno de los primeros mentores e inversionistas de Google; En 1999, cuando aún operaba desde una cochera, Doerr les propuso a Sergey Brin y Larry Page utilizar OKRs.

Desde entonces, Google utiliza OKRs cada trimestre para alcanzar sus metas y objetivos, algo que los ha hecho crecer en un factor de 10, muchas veces.

Por mucho tiempo los OKRs estuvieron encapsulados en Silicon Valley, siendo utilizados casi exclusivamente por empresas de tecnología, hasta que Rick Klau, partner de Google Ventures, dio una plática sobre “Cómo Google se plantea metas con OKRs” en 2012 y comenzaron a expandirse a otras industrias y regiones, platica muy famosa la pueden encontrar en Google.

Esa expansión se aceleró drásticamente cuando John Doerr, quien había llevado los OKRs a Google, publicó un libro en 2017 llamado “Mide lo que importa” en donde expone los casos de éxito de aquellos individuos, organizaciones, ciencia y tecnología que implementaron OKRs.

Los OKRs han probado ampliamente ser una potente fuerza para la excelencia operativa.

OKR, Los Antecesores 

Desde la década del 50, las empresas han adoptado una variedad de técnicas de gestión diseñadas para mejorar el rendimiento de los empleados. 

Peter Drucker introdujo el concepto de Gerenciar  por Objetivos (MBOs), un proceso en el cual la gerencia y los empleados definen y acuerdan sobre los objetivos que se deben cumplir. Este método tuvo su pico de popularidad en la década del 70, pero mantuvo su vigencia por muchos años. 

En los primeros años de la década del 80, las metas S.M.A.R.T. y los KPI (Key Performance Indicators) se convirtieron en métodos populares para la definición de objetivos en las organizaciones. 

En 1999 John Doerr introdujo OKR (Objectives Key Results) en Google, que ya comentamos en este Post.

OKR, Como funcionan

Esta Metodología (aunque también puede ser un Framework) lleva a todo el equipo a trabajar como una sola unidad y dejar atrás a los silos y jerarquías, lo que permite tener mejores y Ágiles respuestas, los OKRs son totalmente transparentes, que es una gran ventaja, ya que a todos los niveles de la organización pueden conocen el rumbo de la misma y mejor aun, cómo pueden aportar hacia el propósito.

Cuando todos trabajamos juntos por un único propósito, se consigue llegar más lejos y más rápido.

Cada OKR está conformado por un Objetivo y de 3 a 5 Resultados Clave, lo que ayuda hasta cierto punto y obliga a enfocarnos en lo que realmente importa.

Responder a las preguntas de ¿qué? y ¿cómo? entre otras preguntas, realmente suena muy sencillo pero lograr que esto se mande a toda la organización para que todos trabajen como una sola unidad, es uno de los retos más comunes, por esta razón se dice que los OKRs más allá de ser una Metodología o un Framework de gestión, son toda una cultura de trabajo.

Otro de los errores más comunes como dice John Doerr es “guiar hacia objetivos equivocados”, esto ocasiona que el esfuerzo del equipo se coloque en Objetivos incorrectos, y sucede comúnmente cuando los Objetivos son impuestos o inflexibles; para evitarlo, los OKRs deben de co-crearse, así es como logran tener la visión estratégica y táctica.

OKR, Metodología

Así es, es una Metodología, (no quiero ser purista, aunque también puede ser llamado Framework o Instrumento) es una estructura de administración de metas que utiliza parámetros medibles y se enfoca en los resultados.

La Metodología OKR ayuda a las organizaciones a llenar el vacío entre estrategia y ejecución, dado que su abordaje se basa en el cumplimiento de los objetivos. Esta Metodología incentiva el alto rendimiento de todos los que conforman a la organización, alineando las ejecuciones individuales (o de las áreas) con los objetivos de la cultura organizacional.

OKR, Estructura

Cada OKR está compuesto de dos partes:

• El Objetivo (O), representa el “Qué”, es Cualitativo y tiene las siguientes características: Define metas e intenciones. Debe ser tangible, aspiracional, ambicioso, desafiante y carente de toda ambigüedad. El logro efectivo de un objetivo debe proveer un valor claro.
• Los Resultados claves (KR). Representan el “Cómo”, son Cuantitativos, miden el nivel de obtención de logros y tienen las siguientes características: Representan hitos y avances medibles de manera numérica. Deben describir los resultados, no las actividades. Si los KRs incluyen palabras como «consultar», «ayuda», «analizar» o «participar», describen ocupaciones. Deben incluir evidencia de finalización. Esta evidencia debe estar disponible, creíble y fácilmente reconocible.

OKR, Niveles o directrices

Los niveles de construcción están basados en algunas directrices:

• Establecer metas claras
• Definir diferentes maneras para lograr los resultados
• Estipular métricas de evaluación
• Motivar el compromiso de los funcionarios por medio de recompensas, capacitaciones y cursos, para que logren certificados de OKR
• Crear metas menores y complementarias que promuevan los resultados esperados
• Celebrar los logros y alinear ajustes para la planeación de OKR futuros.

OKR, Como medir

¿Cómo medirlos? La Metodología OKR establece de tres a cinco objetivos de alto nivel, cada uno de ellos debe estar asociado al logro de tres a cinco resultados medibles. Generalmente es a planeación trimestral, por Q.

Para alinear las metas con los resultados y poder medirlos, es necesario determinar un formato de puntuación, que puede ser tanto de 0.00 a 1.0 ó como de 0% a 100%.

Si el puntaje alcanzado está entre 0.6 y 1.0, puede ser considerado como bueno. Si está entre 0.4 y 0.6, sería sólo satisfactorio. En el caso de presentar un valor inferior a 0.4, es recomendable reformular los objetivos.

OKR, Métricas

Las métricas OKR deben contener indicadores que midan la evolución real en relación con la meta final. Los OKR deben actuar como una guía, no como una imposición, puesto que, si los resultados logrados están muy por encima de lo esperado, pueden generar el efecto contrario, desanimando a los colaboradores y perjudicando su rendimiento.

Siendo así, en algunas situaciones, es recomendable adicionar métricas complementarias, ajustar las antiguas con base en nuevas cifras, o incluso, definir objetivos diferentes, pero que sigan la misma planeación estratégica.

OKR, Adopción

Los OKR son mucho más que una metodología, o un sistema de gestión de metas; cuando una empresa verdaderamente los adopta, se convierten en una cultura laboral, fundamentada en la conquista de resultados.

Adoptar OKR es simple pero no tan sencillo, cambiar la cultura de una empresa no es sencillo, pero las organizaciones que se esfuerzan para convertirlo en realidad terminan cosechando los frutos de ese esfuerzo con creces.

Aún cuando requiere de tiempo el único concepto indispensable y crucial, es contar con la convicción y compromiso de los líderes de la organización; sin esto, los OKR corren el riesgo de convertirse en simples KPIs, descritos por John Doerr como números sin alma ni contexto.

Conclusión

Para una organización es fundamental definir metas y resultados esperados de manera clara, así como sus plazos. Los objetivos deben ser logrados en períodos razonablemente cortos para mantener tanto el sentido de prioridad como el de urgencia.

La meta principal de los OKRs es conectar los objetivos de la organización, del equipo y del personal a resultados cuantificables, para que todos se puedan mover en una misma dirección.

Un sistema efectivo de establecimiento de objetivos comienza con un pensamiento disciplinado en la parte superior, con líderes que invierten el tiempo y la energía para elegir lo que realmente cuenta.

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