Roles y Responsabilidades en PM4R
PM4R · GOBERNABILIDAD · PMO
PM4R (Project Management for Results) es la metodología del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y del INDES para gestionar proyectos de desarrollo y de impacto social. Se apoya en siete herramientas de planificación, que van de la EDT a la matriz de responsabilidades.
Algo que me gusta de la guía es que, al hablar del inicio del proyecto, no empieza por el gerente. Empieza por la gobernabilidad: quién decide, hasta dónde y ante quién se rinde cuentas. Para PM4R, definir roles, responsabilidades y mecanismos de rendición de cuentas es una de las formas más importantes de darle gobernabilidad a un proyecto. Todo eso queda por escrito en el acta de constitución.
Como en cualquier marco, los roles se ajustan a cada organización. La propia guía reconoce que la autoridad del gerente cambia de un proyecto a otro según la cultura, el estilo y la estructura de la organización.
PM4R EN CIFRAS
| 7herramientas de planificación | VIIel paso de la matriz de responsabilidades | 1responsable por cada trabajo | 5.ªedición de la guía (2019) |
Algunos Roles y Responsabilidades en PM4R pueden ser:
01 · En la estructura de gobernabilidad
Junta Directiva: Es la instancia más alta del proyecto. Normalmente la forma la gerencia ejecutiva, y puede sumar a representantes de los financiadores y a interesados clave. Toma decisiones estratégicas, y deja la operación al equipo. Cuida que los objetivos sigan alineados con la estrategia, designa al gerente, aprueba el acta, autoriza recursos y cambios al alcance, y resuelve lo que rebasa la autoridad del gerente.
Patrocinador: Propone el proyecto, aporta o autoriza los recursos y es su voz ante la alta dirección. En la mayoría de los casos crea y aprueba el acta de constitución, y guía el proyecto hasta que el gerente queda asignado formalmente.
Comité de proyecto (Steering Committee): Grupo que respalda el proyecto y orienta al gerente.
02 · En la gestión del proyecto
Gerente de programa: Dirige la planificación y la ejecución de un programa y responde por su éxito.
Gerente del proyecto: Responde por la planificación, la ejecución y el éxito del proyecto. Lo primero que hace al llegar es planificar, todavía no ejecutar. Revisa con el equipo los documentos de diseño y valida la matriz de resultados; si algo no cuadra, lo lleva a la Junta. Negocia los recursos humanos y encabeza las matrices de interesados, riesgos, comunicaciones y responsabilidades.
La guía resume sus habilidades en cuatro: liderazgo, comunicación, resolución de problemas y orientación a resultados. Y cuando el presupuesto se desvía, le toca explicar por qué y proponer cómo ajustarlo.
“Lo primero que hace el gerente al llegar es planificar, todavía no ejecutar.”
Equipo del proyecto: Construye la EDT junto con el gerente, identifica riesgos, revisa que objetivos e indicadores sean SMART y reporta avances en las reuniones de seguimiento con la matriz de planificación.
Experto en la materia: Especialista que aporta conocimiento técnico, social o científico. Puede dar requisitos, apoyar la planificación o revisar resultados. Su juicio pesa mucho al estimar tiempos y costos y al armar el acta.
Responsable de comunicaciones: Cambia según el mensaje. Para cada comunicación, la matriz indica quién la prepara y quién la envía, porque la información correcta tiene que llegar a la persona correcta en el momento correcto.
03 · Con los interesados
Interesados (stakeholders): Personas o grupos a quienes el proyecto puede impactar, para bien o para mal. Se identifican desde el inicio y se clasifican según su poder e interés para decidir cómo gestionarlos.
Beneficiarios: Aquí PM4R es tajante. Si los resultados no responden a las necesidades de los beneficiarios finales, el proyecto no se considera exitoso, aunque se haya cumplido todo lo planeado. Por eso la guía pide involucrar a las comunidades afectadas al validar objetivos, indicadores y cronogramas, y no solo mantenerlas informadas.
“Si los resultados no responden a las necesidades de los beneficiarios finales, el proyecto no se considera exitoso, aunque se haya cumplido todo lo planeado.”
04 · Responsabilidades generales
Acta de constitución: Da una primera visión de los roles de los principales involucrados y define la autoridad del gerente. Con su aprobación por la Junta, el proyecto arranca formalmente.
Organigrama del proyecto: Muestra a los miembros del equipo y sus relaciones de supervisión, interacción y apoyo.
Matriz de asignación de responsabilidades (MAR/RACI): Es el Paso VII y une el organigrama con la EDT. Cada trabajo lleva un solo responsable. No todos los trabajos necesitan las cuatro letras, pero el Responsable y el que Aprueba no pueden faltar. El gerente la arma con el equipo y la actualiza cada vez que cambia el trabajo o cambia la gente.
Desde la PMO, la MAR es de lo primero que conviene revisar cuando un proyecto se atora en aprobaciones. Casi siempre hay un trabajo con dos responsables o con nadie que apruebe.
LA IDEA CON LA QUE ME QUEDO
Si tuviera que quedarme con una idea de PM4R, sería esta: la guía reconoce que aclarar roles suele ser uno de los mayores retos de un proyecto. Por eso la matriz de responsabilidades es la última de las siete herramientas, y se vuelve a revisar cada vez que algo cambia.
FUENTE DE INFORMACIÓN PARA EL PRESENTE POST
Mondelo, E. y Siles, R. Guía Metodología PM4R, 5.ª edición (marzo de 2019). © Banco Interamericano de Desarrollo (BID) e Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES). Consultar la guía
Todos los derechos son del BID y del INDES. iPMOGuide usa esta información con fines de investigación, para mostrar a la comunidad la existencia de la guía. Si en algo se han violado los derechos de autor, favor de comentarlo y se harán las modificaciones correspondientes.
¡SE ACTUALIZA DÍA CON DÍA!
Consulta nuestro Glosario de Términos Project Management
Ir al Glosario →Síguenos en las Redes Sociales
Recibe cada nuevo post directo en tu celular
Nos leemos pronto, ¡un abrazo!
