La recopilación de métricas del proyecto es la forma mas sofisticada del Proceso de Administración de Proyectos, y puede ser la más difícil. Debido a que las métricas pueden ser difíciles de definir y la información de recopilar, habitualmente son ignoradas. Todos los proyectos deberían recopilar información básica concerniente a los costos, al esfuerzo y al calendario del ciclo de vida.

La Gestión de Métricas y la Gestión de la Calidad están relacionadas. Es muy difícil mejorar la calidad de procesos ó entregables si no se están obteniendo métricas.

Las métricas son usadas para tener algún indicador de los que se considera un nivel mínimo de calidad, y para saber si la calidad esta aumentando o disminuyendo.

Al mismo tiempo, es importante responder la pregunta de ¿Qué se hará con la información de las métricas, una vez que ésta es recopilada? Si no se pretende usar las métricas para Gestionar el Proyecto, en particular su calidad, entonces, probablemente no hay una razón suficiente para recolectar mayor información que la básica de costos, esfuerzo y duración.

¿Por qué Medir?

Identificar, recopilar y apalancar la mezcla correcta de métricas agrega valor a un proyecto, especialmente si éstas son analizadas a lo largo de la organización. El valor que éstas brindan, puede ser cuantificado en un gran número de áreas.

El Costo de las Métricas

De la misma forma en que existe un costo asociado a la mayoría de actividades Gerenciales de un Proyecto, hay un costo asociado al proceso de recopilar y gestionar las métricas. En el caso de la gestión del alcance o bien del manejo de incidencias, es un costo que requiere invertir el proyecto en aras de tener éxito. Manejar métricas, sin embargo, está mas a discreción del Administrador del Proyecto y de la cultura organizacional. En muchos casos, el costo de recopilar y apalancar cierto tipo de métricas es prohibitivo.

Hay un viejo adagio que dice que lo que es medido, es realizado, y este es verdad en proyectos. Si la comunicación es importante en un proyecto, entonces será necesario construir algunos indicadores en torno a la comunicación.

Manejar las Métricas Cuidar Consecuencias NO Previstas

Es común que al medir cosas, exista una tendencia hacia ciertos comportamientos. Por lo tanto es crítico asegurar que las métricas que se recopilen, no conduzcan a comportamientos no deseados.

Medir el Valor al Negocio

Uno de los grandes objetivos de las métricas es crear la capacidad de reflejar certeramente el valor producido por un proyecto al negocio. En algunos casos, el valor es obvio. Las ventas podrían incrementarse. Los niveles de inventario pueden ser reducidos. Mayor número de gente puede ser necesaria en un proceso. Sin embargo, en muchos casos, esto puede ser difícil o imposible de cuantificar exactamente. 

La Recopilación de Indicadores Históricos Puede Ayudar en Proyectos Futuros.

La recopilación de un conjunto consistente de indicadores al final del proyecto, puede ayudar a la organización a apreciar las tendencias para la entrega de proyectos durante un periodo de tiempo.

Las métricas deben mostrar que tan bien los equipos de proyecto están cumpliendo sus compromisos, en términos de calidad, costo y ciclo de vida. Entre mas y más proyectos produzcan y reporten este tipo de indicadores, se estará en posibilidad de crear una línea base bien fundamentada que permita comparar a la propia organización en el tiempo

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Conclusión de Autor

• A alto nivel, también vale la pena anotar que las métricas de administración pueden ser usadas efectivamente en proyectos de mediana o gran tamaño porque hay tiempo suficiente para capturar los datos, analizar los resultados y conducir los cambios apropiados.
• Debido a que cada proyecto es único, la acumulación de métricas consistentes de todos los proyectos, puede ser usada para conducir mejoras a los procesos a lo largo de la organización.

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Nos leemos pronto, ¡un abrazo!