Saludos a todos, gracias por llegar a un Post mas de la iPMOGuide.com 

Siempre es importante repasar los conceptos de una PMO, Project Management Office, que en diferentes investigaciones del canal se han recopilado.

PMO

Para el PMI y PRINCE2, una Project Management Office, PMO, es un grupo o departamento dentro de una organización que define y mantiene Estándares para la gestión de proyectos en la organización. 

Por lo que, la PMO deben tener fuertes conocimientos y habilidades sobre el negocio y cultura de la organización, y los estándares aplicables. La PMO busca estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos. Además, de ser el gestor de la documentación, las guías y las métricas asociadas a estos procesos. 

PMO, funciones

Una oficina puede realizar un número amplio de funciones:

• Integrar la gestión de proyectos dentro de la empresa, proporcionando orientaciones en la adaptación para poder gestionar mejor los proyectos.
• Proporcionar herramientas de gestión de proyectos, asesoría y capacitación.
• Vigilar el ciclo del proyecto, desde su aprobación hasta el cierre del mismo.

PMO, que NO es

La PMO NO es un rol que puede encargarse de las funciones y tareas de la PMO, es muy usual (desafortunadamente) que en las organizaciones ponga a un profesional para desempeñar el “cargo” de PMO. 

Cualquiera de las siguientes definitivamente no es una PMO:

• Una persona con el “cargo” de PMO
• Una persona con titulo de PMO
• Un grupo de Jefes de Proyecto gestionando un proyecto
• Un programa o conjunto de proyectos
• La metodología de Gestión de Proyectos de una Organización
• Un grupo de burócratas que generan informes

En muy frecuente instaurar una “PMO” pero sólo como nombre, que no es mucho más que una o más personas tramitando papeles, y que no tiene ninguna injerencia en la mejora de los procesos y la optimización de la gestión de los proyectos de la organización.

Nota: todo lo anterior, NO es una PMO, ojo con eso.

PgMO

Oficina de Gestión de Programas, se refiere a la gobernanza de la gestión de una buena cantidad proyectos relacionados entre sí. 

Programa

Es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades específicas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o ambos.

PMOfficer

Es el máximo responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos (OGP/PMO) Su función principal asegurar que los servicios que provee la PMO cumplan con las expectativas, beneficios y objetivos; aportando el valor esperado por la organización para la que trabaja.

Aunque que existen muchos tipos de oficinas de proyectos (PMO),  todas ellas requieren una formación específica de este líder. Es necesario que tenga formación en gestión de Proyectos/Programas, conocimientos de gestión empresarial,  conocimientos específicos de funcionamiento de una PMO y por supuesto conocimientos técnicos del tipo de productos que generan sus proyectos (i.e. ingeniería, tecnología, construcción, seguridad, … )

PMOfficer. Responsabilidades del Rol (+fundamentales) 

• Ser el principal promotor de alinear los objetivos de la cartera de proyectos con la estrategia y objetivos de la organización. 
• Ser la persona que gestione los equipos internos y externos de alto rendimiento de la cartera de proyectos. 
• Ser la persona que actúe como facilitador y asegure la coordinación entre los diferentes Project Managers vs Interesados así como con los equipos tanto técnicos como los equipos funcionales. 
• Ser la persona que tenga el control y conocimiento de toda la cartera de proyectos tanto nacionales como internacionales.

PMO en las Empresas

Las PMO por su naturaleza de gestión de proyectos, en los que prima la gestión de la incertidumbre, son una baza importante en entornos VUCA (volatilidad, incertidumbre -‘uncertainty’ en inglés-, complejidad y ambigüedad).

Esto es porque los proyectos son acciones que acaban con entrega de productos que anteriormente no existían. Una organización orientada a proyectos suele ver en sus PMO, una de sus mejores herramientas para poder llevar a término la visión, misión y estrategias; posicionándose en el mercado de forma ventajosa respecto a la competencia.

Conclusión

Contar con una PMO en una organización que gestione proyectos, sean Proyectos Tradicionales o Agiles genera mayores beneficios que problemas, aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos y la rentabilidad en los mismo, genera nuevas oportunidades de negocio, al incrementar la satisfacción de sus clientes.

Fuentes de información para el presente Post: Diferentes Publicaciones de la iPMOGuide, también de la entrevista realizada por el PMI Capitulo Levante, Spain, a Blai García que es Socio de la Consultora especializada en PMOs y Gestión de Proyectos PMOfficers Consulting. Reyes Torres, Leonardo. LIDERA TU PMO: LAS MEJORES PRÁCTICAS PARA LIDERAR UNA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

PMOfficers amigos muy queridos de la iPMOGuide.com así como PMI Capitulo Levante, Spain que muy amablemente comparten nuestros post.

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Nos leemos pronto, ¡un abrazo!