Los equipos de trabajo de un proyecto, sobre todo los equipos grandes siempre ó casi siempre plantean problemas especiales de comunicación y coordinación. A medida que se incrementa el número de participantes en un proyecto, aumenta también el número de canales de comunicación y la necesidad de coordinación.

Un Proyecto con dos personas sólo tiene una vía de comunicaciones. Un Proyecto con cinco personas tiene 10 vías. Un Proyecto con nueve personas tiene 45, suponiendo que todo el mundo hable con todo el mundo

Vías de Comunicación

Cuantas más vías de comunicaciones tenga un Proyecto, más tiempo se empleará en las comunicaciones, y habrá más oportunidades de que se produzcan errores en la comunicación.

Los Proyectos Grandes requieren métodos de organización que formalicen y simplifiquen las comunicaciones. La formalización de las comunicaciones es un elemento importante para tener éxito en grandes proyectos.

Todos los métodos para simplificar las comunicaciones se basan en la creación de algún tipo de jerarquía, es decir, crear grupos pequeños que funcionen como equipos, y luego asignar responsables dentro de dichos grupos para interactuar entre sí y con la directiva.

Recomendaciones para optimizar la comunicación

• Formar un conjunto de equipos  y hacer responsable de la comunicación con otros grupos de reserva.
• Formar equipos para desarrollar una o un grupo de funcionalidades, y hacer responsable de la comunicación con otros grupos al representante de gestión.
• Formar un conjunto de equipos de negocios, y luego designar un representante en cada equipo para comunicarse con los otros grupos.
• Debe haber una sola persona responsable de que todos los equipos conformen una buena solución global.

Conclusión de Autor

Las personas dentro de un proyecto necesitan saber:

• Qué tareas deben hacer.
• Cuándo las deben llevar a cabo.
• Qué productos deben entregar (documentos, entregables, etc.)

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Nos leemos pronto, ¡un abrazo!