Tenemos dos tipos de Kickoff, que son muy comunes el momento de llevar un proyecto, el primero, cuando estamos aperturando y el segundo cuando tenemos que iniciar la implementación del mismo, ¿son iguales?

Tienen similitudes, en el primero asisten n cantidad de personas interesadas en saber del proyecto, muchas solo asisten para escuchar del proyecto, pero hay otras que asisten para enterarse de primera mano de los Sponsors del proyecto, cual es la línea a seguir, que estrategias usara la Dirección General y que tácticas usaran las Gerencias.

Sin embargo, el segundo tipo de Kickoff el numero de personal puede variar, hablamos del PM o PM’s, Adquisiciones, Diseñó, Arquitectura, áreas de Delivery, Operaciones y todos los integradores externos que participarán.

También se puede dar un tercer Kickoff, que seria la reunión con el cliente, y lo pongo en tercer tipo, ya que se sugiere tener primero las reuniones internas, y después ir frente al cliente.

Project Manager, El Kickoff

Temas mínimos del Kickoff 

Los temas en la agenda de la reunión que como mínimo debe incluir:

• Motivos por los que el proyecto será llevado a cabo.
• Presentación de las especificaciones del Proyecto.
• Presentación del equipo del Proyecto.
• Presentación del Cronograma del Proyecto.
• Apuntas las actividades previstas para la próxima reunión.

La reunión de apertura en cualquier tipo de Kickoff es una oportunidad única de empezar de lo mejor un Proyecto. Formalizando todos los puntos anteriores, el Project Manager podrá asegurarse de que todos los involucrados son conscientes del proyecto. Por esta razón, dicha reunión debe ser bien preparada y organizada.

Es importante transmitir seguridad y una buena impresión a todos lo involucrados.

Toda la información que se genere en el Kickoff deberá formar parte de la documentación del Proyecto y misma que deberá ser compartida.

La duración de la reunión de Kickoff deberá ser proporcional al tamaño y complejidad del Proyecto, por lo que, pueden ser horas, hasta varios días.

Conclusión del Autor

En el caso de no ser posible reunir a todos los involucrados en el proyecto, como mínimo es importante garantizar la asistencia de los mas importantes.

La reunión de arranque puede desatar mucha polémica, depende de los Skills del Sponsor y del PM para convencer a la mesa de las tomas de decisiones, que se deben de tomar o las próximas a llevar a cabo.

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Nos leemos pronto, ¡un abrazo!