¿Qué es un RFI?

Una solicitud de información (RFI – Request for information) es una manera formal de solicitar información variada a diferentes proveedores con el objeto de recopilar datos y así poder depurar la lista de candidatos para suministro de un bien o servicio.

Normalmente se trata de un documento que contiene una descripción sobre el por qué se solicita la información así como especificaciones sobre el tipo de detalles que se quieren conocer.

El RFI se utiliza principalmente cuando es necesario involucrar a un nuevo proveedor en un nuevo proyecto, o si desea explorar el mercado de proveedores potenciales.

El número de proveedores potenciales disponibles podría ser enorme y la solicitud de información crea un proceso estructurado que ayuda a reducir la lista a un menor número.

Una vez definida la lista de proveedores potenciales se puede ir hacia el siguiente paso:

RFP– Request for Proposal: una solicitud de propuestas.

RFQ – Request for Quotation; solicitar una cotización.

¿Cuándo utilizar una solicitud de información?

Es de gran utilidad usar un RFI cuando se dispone de una gran cantidad de proveedores potenciales, pero no se tiene la información necesaria acerca de ellos.

RFP vs RFI

La diferencia entre el RFI y RFP es que la solicitud de información sólo sirve para pedir información de la compañía, mientras que el RFP es una petición para conseguir realmente propuestas sobre la forma en que el proveedor le gustaría diseñar, elegir un componente u ofrecer un servicio.

Por otra parte, la solicitud de oferta, RFQ es una petición para conocer el precio de un producto ó servicio. Este dato es algo que no suele hacerse en un RFI.

Beneficios de un RFI

• La información se recoge de una manera formal, estructurada y comparable.
• Los proveedores entienden que existe competencia.
• Es evidente que se pretende “jugar limpio” sin prejuicios ni ventajas hacia cierto proveedor.
• Se recibe una respuesta formal por parte de los proveedores.

Una RFI debe incluir

• Tabla de contenido.
• Introducción y propósito de la RFI.
• Explicación del alcance.
• Abreviaturas y terminología.
• Plantilla para completar.
• Detalles de los próximos pasos – RFP o RFQ.

¿Por qué utilizar una RFI?

• Recopilar detalles sobre proveedores potenciales y sus capacidades.
• Aconsejar a los proveedores potenciales que tiene la intención de obtener este producto o servicio competitivamente.
• Para demostrar que está actuando de manera justa e incluye a todos los participantes.
• Recopilar información previa al inicio de los siguientes pasos.

Conclusión del autor…

Aunque el Post lo enfoque en hablar del RFI, hablar del RFP y del RFQ es importante, ya que, estas tres herramientas se pueden usar por separado ó en combinación para lograr una solución de contratación lo más exitosa posible.

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Nos leemos pronto, ¡un abrazo!